ما هو الأرشيف الإلكتروني، مع تقدم الزمن والتطور التكنولوجي الهائل الذي شهده العالم ومع دخول أجهزة الكمبيوتر في جميع مناحي الحياة، ابتكر الإنسان شرح طريقة تساعده في حفظ جميع أوراقه ومعاملاته. مكان آمن يسهل الرجوع إليه متى شئت، وتسمى هذه العملية بالأرشفة الإلكترونية، وسنتعرف على هذه المقالة في الموقع زيزوووي، وأهداف عملية الأرشفة الإلكترونية، ومرحلة التصميم، وما إذا كانت الأرشفة الإلكترونية تسرع من عملية الأرشفة. بالإضافة إلى برامج ومميزات الأرشفة الإلكترونية .. الكثير في هذا الموضوع.

ما هو الأرشيف الإلكتروني

مع تطور العالم، كانت هناك حاجة إلى طرق سريعة وفعالة لتسهيل الوصول إلى المعاملات المؤرشفة، لذلك ظهر ما يسمى بالأرشيف الإلكتروني، والذي تم تعريفه على أنه عملية تنظيم الملفات بشرح طريقة علمية ومنظمة. بشرح طريقة ما لتسهيل الوصول إلى الأوراق والبيانات والمعاملات في أي وقت دون الحاجة إلى إضاعة الوقت والجهد في البحث بين الأوراق، وذلك بتحويل المستندات والوثائق من تنسيق رقمي إلى تنسيق إلكتروني، ونقلها وترتيبها في برمجيات مصممة من أجل هذه العملية. ، باستخدام وسائط إلكترونية مخصصة. هذا يجعل المستندات بسيطة وقابلة لإعادة التدوير، لذلك يبحثون عنها برقم المستند أو تاريخ حفظها أو أي شيء متعلق بها، ويمكنهم أيضًا البحث في أكثر من قاعدة بيانات في وقت واحد.[1]

جهاز إلكتروني يمكنه معالجة البيانات وتخزينها واستردادها

أهمية الأرشيف الإلكتروني

تتمثل أهمية أرشفة المعلومات والبيانات الإلكترونية في الآتي[2]

  • قدم معلومات دقيقة في أقصر وقت ممكن.
  • تخفيض التكلفة المالية في الشركات والمؤسسات.
  • المساهمة في زيادة كفاءة العمل من خلال استخدام تكنولوجيا الاتصالات والمعلومات.
  • ليست هناك حاجة للزوار والموظفين للوصول إلى الأرشيف.
  • توفير قدر من المعلومات للعميل، وحرية اختيار الأداة التي يريدها في البحث.
  • حماية البيئة بتقليل الفاقد.
  • سهولة الة والتحرير.
  • تسهيل الوصول إلى المعلومات والمشاركة مع الآخرين.
  • توفير مساحات واسعة في المكاتب والشركات.
  • سهولة استرجاع نسخ صور الوثيقة
  • صور لوثائق ورقية دقيقة وملونة.

يسمى الجهاز الذي يربط شبكة محلية بشبكة ممتدة أو الإنترنت، بالتطور التكنولوجي في هذا العالم

مراحل الأرشفة الإلكترونية

هناك مرحلتان رئيسيتان للأرشيف الإلكتروني وهما[3]

مرحلة التخطيط

تنقسم هذه الخطوة إلى خطوات فرعية على النحو التالي

  • مرحلة البحث والمسح حيث تكون المعلومات المراد تخزينها محدودة.
  • مرحلة التحليل وتتمثل في الفرز والجرد لتحديد الأولويات في عملية تحويل المستندات من الورقية إلى الإلكترونية.
  • مرحلة بناء المخطط وضع خطة لتنظيم سير عملية الأرشفة من حيث تاريخ النقل والإتلاف.

  • خطوة اختيار البرنامج هنا تقوم بتحديد واختيار الأجهزة المراد استخدامها في عملية الأرشفة.
  • مرحلة إعداد قاعدة البيانات في هذه المرحلة يتم تحديد قواعد البيانات التي سيتم استخدامها.

مرحلة التنفيذ

تنقسم هذه الخطوة إلى خطوات فرعية

  • مرحلة تجهيز المستندات من مكانها إلى المكان المخصص للتنفيذ وتجميعها حسب تصنيف معين.
  • مسح تدريجي عن طريق نسخ أو نسخ المستندات القديمة وتحويلها إلى صورة رقمية.

  • تأشير المستندات لتمييزها وتسهيل إعادتها بعد إتمام عملية الأرشفة.
  • التحقق من جودة المستندات ومقارنتها بالمستندات القديمة وتحديد الاختلافات.
  • قم بتخزين المستندات في وسائط تخزين مختلفة.

انظر أيضا رابط نظام سهل وزارة الصحة Connect online sahelonline.moh.gov.sa

هل يعمل الأرشيف الإلكتروني على تسريع عمل الأرشيف

يعمل الأرشيف الإلكتروني على تسريع عمل المؤرشف حيث يساعده على أن يكون دقيقًا في التنظيم والبحث، ويساعد في الوصول إلى المعلومات المطلوبة بسهولة وبساطة، بالإضافة إلى القدرة على تخزين كمية هائلة من المعلومات التي يخزنها الورق. غير قادر على الأداء. أما بالنسبة للمنشأة فهي تقلل من عدد الموظفين وتسهل ربط الأجزاء وتتعاون الشركة مع بعضها البعض عن طريق توزيع الوثائق إلكترونياً. يساعد الأرشيف الإلكتروني في الاستفادة من الأماكن المخصصة لحفظ المستندات الإلكترونية واستخدامها في أمور أكثر حيوية. [4]

راجع أيضًا ما هي أنسب الطرق لمساعدة الكتاب والكتاب على تلخيص تفاصيل مواضيعهم

مساوئ الأرشفة الإلكترونية

على الرغم من وجود فوائد عديدة لأرشفة المستندات إلكترونيًا، إلا أن لها بعض الجوانب السلبية، وهي كالتالي[5][6]

  • قد يتم سرقة المستندات والوثائق.
  • زيادة التكلفة على الشركات حيث لا بد من امتلاك أجهزة كمبيوتر في كل مكتب.
  • احتمالية تعرض البيانات المخزنة على الأجهزة للخطر أو التشويه.
  • احتمال وجود عطل أو مشكلة فنية في الأجهزة أو البرامج.

راجع أيضًا يسمى بحث الويب بالتخزين

متطلبات الانتقال من المحفوظات التقليدية إلى المحفوظات الإلكترونية

هناك متطلبات معينة لإمكانية التحويل من الأرشيف التقليدي إلى الأرشيف الإلكتروني، وهذه المتطلبات هي كالتالي[7]

  • توافر الأجهزة والآلات مثل أجهزة الكمبيوتر والطابعات والخوادم والمساحات الضوئية
  • يوفر البرامج التي سيتم أرشفتها مثل Byte Quest والعديد من البرامج الأخرى التي سيتم ذكرها لاحقًا
  • يوفر أدوات مساعدة مثل Wise Image، والتي تُستخدم لتنظيف المستندات التي تحتوي على نقاط سوداء وأدوات مساعدة أخرى

راجع أيضًا استخدم برنامج تحرير النص وتنسيقه لجعله أكثر وضوحًا وجاذبية

برنامج أرشفة الكترونية

هناك العديد من الأنظمة والبرامج المستخدمة في عملية الأرشفة الإلكترونية، ومنها ما يلي[8]

  • نظام EDOX
  • نظام EDMS
  • نظام ايفرسويت
  • نظام DOC WEAR
  • نظام ALCHEME
  • نظام FILE NET
  • نظام ARAB DOCS
  • نظام مارك الماء
  • نظام REDDOT
  • نظام سمكة الليزر
  • نظام SAPERION

راجع أيضًا لتوفير مساحة التخزين، يمكننا تقليل حجم الملفات والمجلدات باستخدام

مميزات برنامج الأرشفة الإلكترونية

تتمتع برامج الأرشفة الإلكترونية بعدد من الميزات، من بينها ما يلي[9]

  • سهولة التعامل مع جميع الملفات.
  • يدعم برامج التصوير الفوتوغرافي والرسومات.
  • يدعم حفظ رسائل الفاكس الواردة.
  • سهولة التطوير والتحديث.
  • دعم لأرشيفات الوسائط الأخرى.
  • القدرة على استعادة البيانات التالفة.
  • التكامل والتكامل مع الأنظمة الأخرى.
  • دعم البريد الإلكتروني.
  • يحتوي على محرك بحث قوي يضمن البحث في جميع المجالات.
  • سهل الاستخدام ولا يتطلب الكثير من التدريب.
  • التعامل مع قواعد البيانات.
  • دعم اللغة العربية.
  • خيار لتصدير البيانات.
  • إمكانية الوصول عن بعد إلى النظام.
  • القدرة على حماية المستندات من السرقة والسطو.
  • دعم تكنولوجيا الشبكة
  • يلبي احتياجات الشركات.
  • دعم البروتوكولات المشهورة عالميًا.
  • القدرة على تقديم التقارير.

نقوم بضغط حجم الملفات والمجلدات لـ

نصل هنا إلى نهاية هذا المقال، الذي ناقشنا فيه ماهية الأرشيف الإلكتروني، كما علمنا بمراحلها وأغراضها برامج الأرشفة الإلكترونية وخصائص برمجيات الأرشفة الإلكترونية.